Problemen los je samen op

Het plezier straalt ervan af. Tanja Bakema, lean-specialist en troubleshooter binnen Novon Schoonmaakdiensten, kon het afgelopen jaar haar hart ophalen. Ze gedijt als geen ander op problemen, zoekt ‘altijd samen’ naar oplossingen en stimuleert zo collega’s samen te streven naar meer efficiency en werkplezier. 2020 was, ondanks alles, een ‘bijzonder en goed’ jaar. Collega’s binnen de organisatie toonden zich flexibel, oplossingsgericht en volop bereid om mee en om te denken. Dat leverde mooie resultaten op.

‘We doen het nu vooral samen.’

Lean and mean; we kennen het vooral vanuit de maakindustrie, waar aan de lopende band wordt gewerkt en stilstand moet worden voorkomen. Dat vergt efficiency, goede planning en ‘just in time’ levering van onderdelen. Volgens Tanja zijn het principes die ook in andere bedrijfssectoren prima werken. Zoals bij Novon Schoonmaakdiensten en haar aanverwante bedrijven. ‘Ook in het commerciële traject kunnen processen worden verbeterd, kunnen fouten gereduceerd worden en kan tussen afdelingen beter worden samengewerkt  en gecommuniceerd.’ Het resultaat: beter rendement voor het bedrijf én tevreden collega’s.

‘Muurtjes afbreken’

‘Ik werk al 22 jaar bij Novon’, vertelt ze. ‘Toen ik hier begon, werkten er nog geen honderd collega’s. Nu zijn we met meer dan tweeduizend.’ Op de vestigingen in Leeuwarden, Groningen, Zwolle en Enter werken inmiddels circa honderdvijftig mensen op kantoor. ‘Toen we verhuisden van de Marslanden naar hier, kreeg ik het gevoel dat we ineens een ‘echt’ bedrijf werden, met afdelingen die ieder tussen hun eigen vier muren zaten.’ Het nadeel daarvan (‘als je niks doet’) is dat die muren daadwerkelijk als muren, als een belemmerende factor, werken. ‘Collega’s praten over anderen, vinden onderling dat anderen bepaalde dingen niet goed doen, maar er wordt niet gecommuniceerd tussen afdelingen onderling. Ze mopperen over elkaars fouten en lossen het dan zelf op.’ Dat moet en dat kan anders. ‘Als je aan de bron de fouten niet oplost, blijft de inefficiëntie bestaan. Dan doen collega’s met minder plezier hun werk, want het is nooit leuk om steeds maar weer de fouten van een ander te moeten corrigeren.’ Sterker geld.

Het werkt niet alleen verzuim in de hand, maar maakt ook dat sommige afdelingen nodeloos in perso- neelsbezetting groeien. ‘Dan wordt gezegd dat er ‘echt’ iemand bij moet komen omdat de bestaande collega’s het werk niet aan kunnen.’ Denken vanuit de principes van ‘lean’ haalt de problemen boven water, biedt een betere samenwerking en zorgt zo voor meer efficiency, en dus winst. ‘Winst in meer dan geld alleen, natuurlijk’, zo maakt Tanja duidelijk. ‘Collega’s krijgen meer plezier in hun werk, maar krijgen ook tijd voor andere dingen; zaken die het bedrijf ook weer ten goede komen.’

Doelen en Weekstart

‘We hebben een aantal jaren geleden met deze principes een start gemaakt’, gaat ze verder. ‘Daarbij hebben we eerst heel duidelijk onze visie geformuleerd. Daaruit hebben we lange termijndoelen opgesteld, en aan de hand daarvan weer jaardoelen gemaakt.’ Aandachtsgebieden zijn: groei, rendement, medewerkerstevredenheid, klanttevredenheid en milieu. ‘Ook hebben we Weekstart geïntroduceerd. Iedere vrijdag komen de afgevaardigden van de afdelingen bij elkaar en bespreken dan de leandoelen per afdeling en ook wat anderen kunnen bijdragen aan deze doelen.’ Hiermee werden ‘de muurtjes’ geslecht. ‘We doen het nu vooral samen. Zo weten we beter wat er op andere afdelingen gebeurt, wat knelpunten zijn en hoe we samen aan oplossingen  kunnen werken.’ Begin 2020 stonden de afgevaardigden nog letterlijk ‘rond het bord’, maar sinds de wereld in de greep is van corona, gebeurt alles digitaal. Met nog steeds bijzonder mooie resultaten.

‘Ondanks het feit dat 2020 natuurlijk ook voor ons een uitdaging was, hebben we het afgelopen jaar – wederom – met een goed resultaat kunnen afsluiten en hebben we iedereen aan het werk kunnen houden.’ Vlak voor de kerst culmineerde dat in een digitale bijeenkomst waarbij alle afdelingen hun verbeteringen van het afgelopen jaar presenteerden. ‘Dat was echt een feestje. Ondanks dat het voor een ieder een vreemd jaar is geweest, hebben we hele mooie dingen kunnen realiseren. We hebben nieuwe stappen gemaakt op het gebied van verduurzamen, zoals het verlagen van de CO2 uitstoot en digitaliseren. Het verzuim is met twee procent verlaagd en we hebben gezamenlijk gezorgd voor meer focus op processen en op het verbeteren van deze processen.

Daarnaast groeide de orderportefeuille. ‘We kunnen, meebewegen met de veranderende markt. Dat vraagt een stukje omdenken en creativiteit van ons allemaal. Het was een feest om te zien dat dit er ook uit is gekomen; dat we samen tot veel mooie dingen in staat zijn en ons bedrijf zonder kleerscheuren door de crisis van 2020 hebben kunnen manoeuvreren.’

Dit artikel is gepubliceerd in het Regiolokaal van februari 2021: https://issuu.com/onthe-spot6/docs/66225126_regiolokaal_2021_01_binnenwerk_totaal_lr